Aktuelles von HLB Linn Goppold

Im Jahr 2020 waren Corona-bedingt eine Vielzahl von Änderungen und Anpassungen in der Organisation von Unternehmen unabdingbar, um den vielfältigen Herausforderungen des lockdowns und den damit einhergehenden Abstandsregeln und Kontaktbeschränkungen zu begegnen.

Die deutschen Unternehmen zeigten eine erstaunliche Flexibilität und Schnelligkeit bei der Einführung von flexiblen Arbeitsplatzlösungen. Die Schaffung von Telearbeitsplätzen (z.B. Homeoffice)  ging einher mit der Schaffung der elektronischen Voraussetzungen und den damit verbundenen Investitionen in Hard- und Software aber auch mit einer (teils stillschweigenden) Anpassung der Organisation und der Verfahrensabläufe im Unternehmen.

Beispiele:

• Einführung elektronischer Genehmigungs- und Freigabeprozesse (workflow)

• Einführung, Erweiterung der elektronischen/ IT-gestützten Buchführung

• Schaffung neuer elektronischer Schnittstellen

• Abkehr von der Aufbewahrung von (steuerrechtlich relevanten) Daten in Papierform hin zu elektronischen Aufbewahrungslösungen (Archivsysteme, Datenmanagementsysteme (DMS)).

• Einführung, Erweiterung von cloud Lösungen

• elektronischer Datenaustausch über e-mail-Systeme oder Apps (z.B. MS Teams, Skype u.ä.)

• Einrichtung, Erweiterung von webshops

• Outsourcing von Geschäftsprozessen (Personalabrechnung, Finanzbuchhaltung, Kreditoren-, Debitorenmanagement usw.)

• Änderung von Bestellsystemen und Lieferketten

Insgesamt hat nach unserer Beobachtung die bestehende Sondersituation einen erheblichen Schub bei der Digitalisierung in den Unternehmen hervorgebracht.

Übersehen wird jedoch oft, dass es eine Vielzahl von (gesetzlichen) Vorschriften gibt, die eine Dokumentation von Verfahrensabläufen und deren laufende Aktualisierung erfordern.

Beispiele:

• Doumentation von internen Kontrollsystemen (Gegenstand bei Abschlussprüfungen- ISA 315)

• GoBD 2019 (Gegenstand bei steuerlichen Betriebsprüfungen)

• Tax Compliance Management System (Anwendungserlass zu § 153 AO)

• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

• Geldwäschegesetz (GWG)

• Risikomanagementsysteme

• QS Handbücher

• Business Continuity Management

• Lieferkettennachverfolgung

Wir empfehlen, die Verfahrensdokumentationen und die Dokumentation des internen Kontrollsystems regelmäßig an sich ändernde Abläufe anzupassen (mit Revisionshistorie). Wenn diese z.B. in steuerlichen Außenprüfungen vorgelegt werden, können „Betriebsprüfungsstress“, Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen verringert bzw. vermieden werden. Der Vorwurf des (bedingten) Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit der zu einer (Steuer)-Straftat oder (Steuer)-Ordnungswidrigkeit führen kann, kann deutlich relativiert werden.

Was wir tun können:

• Konzeption und Einführung von internen Kontrollsystemen

• Konzeption und Einführung von Compliance Management Systemen (CRM)

• Konzeption und Einführung von Tax Compliance Management Systemen (Tax-CRM)

• Erstellen, Ergänzen von Verfahrensdokumentationen

• Prüfung oder Review von internen Kontrollsystemen/ CRM Systemen

• Datenanalyse mittels IDEA Software

• IT Revision -

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung.