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Diese Anforderung besteht eigentlich schon seit dem 01.01. 2020, wurde aber bisher aus technischen Gründen ausgesetzt.
Ab 01. Januar 2025 ist dies anders: Im „Mein Elster“-Portal und die „ERiC-Schnittstelle“ wurden die Voraussetzungen zur Meldung geschaffen.
Fristen
Bei Anschaffung (Kauf, Miete, Leasing) einer elektronischen Kasse ab dem 01. Juli 2025 besteht die Verpflichtung zur Abgabe der Meldung innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
Für Kassensysteme, die davor angeschafft wurden, gewährt der Gesetzgeber eine Übergansfrist zur Meldung bis zum 31. Juli 2025.
Für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme gilt eine entsprechende Meldepflicht. Bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme muss vorher die Anschaffung mitgeteilt werden.
Meldepflichtig sind unter anderem
- Anwender des Kassenbetriebs ( Firmenname , Steuernummer)
- Bezeichnung der Betriebsstätte
- Anzahl der zugeordneten Kassen
- Datum der Anschaffung bzw. Beginn des Leasings
- Hersteller, Seriennummer, Modell, Art
- Software
- Alter, mögliche Vernetzungen
- Inbetriebnahme, Außerbetriebnahme mit Datum und Grund
- Angaben zur TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Anforderungen Technische Sicherheitseinrichtung
Es besteht die Verpflichtung für alle Kassensysteme, die Belege elektronisch ausstellen oder Transaktionen aufzeichnen, eine fälschungssichere TSE zu benutzen.
Gegebenenfalls sind Nachrüstungen vorzunehmen.
Dokumentationspflichten
Die durch Kassensysteme ausgestellten Belege unterliegen einer elektronischen Dokumentation und Archivierung, die jederzeit bei einer finanzamtlichen Prüfung abgerufen werden kann.
Jeder Beleg muss mit einer digitalen Signatur zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Aufzeichnung versehen sein.
QR-Code auf Belegen
Neu ist auch die Einführung von QR-Codes auf den Belegen. Dies soll dazu beitragen, dass die Finanzämter Transaktionen schneller und einfacher überprüfen bzw. miteinander abgleichen können.
Hinweis
Sollte für Kassensysteme, die vor dem 01.01.2025 angeschafft wurden noch keine TSE im Kassensystem integriert/ installiert sein, ist eine sofortige Nachrüstung erforderlich.
Ausnahmen bestehen lediglich hinsichtlich offener Ladenkassen und einfachen Kassenbüchern.
Fazit
Durch die regelmäßige elektronische Meldepflicht werden die Unternehmen zur genaueren Dokumentation der eingesetzten elektronischen Kassensysteme gegenüber dem Finanzamt verpflichtet.
Die Anforderungen hinsichtlich der Manipulationssicherheit sowie der Belegdokumentation werden deutlich verschärft.
Gerne unterstützen und entlasten wir Sie, indem wir die Meldungen über das Portal übernehmen, sprechen Sie uns an.
Herr Bernhard Fleischmann (b.fleischmann@linngoppold.de; Telefon: 089/1790930)
