Aktuelles von HLB Linn Goppold

Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Durch das DAC7- Umsetzungsgesetz (Inkrafttreten ab 1. Januar 2023) sowie durch Umsetzung von EURichtlinien (BMF-Schreiben vom 11. März 2024) wurden gesetzliche Änderungen vorgenommen, die auch die Auslegung der GoBD punktuell – aber wesentlich - betreffen.

Die GoBD in der Fassung einschließlich dieser Änderungen gelten ab dem 1. April 2024, eine vollständig neue, redigierte Fassung ist aktuell (26. April 2024) noch nicht verfügbar.

Die GoBD fassen die aus Sicht der Finanzverwaltung (BMF) bestehenden

• Anforderungen an die elektronische/ IT-gestützte Buchführung
• Anforderungen an die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten (elektronischen) Daten
• Anforderungen an den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung

zusammen.

Besonderen Augenmerk legt die Finanzverwaltung bei der (elektronischen) Buchführung auf „Nachvollziehbarkeit“, „Vollständigkeit“, „Unveränderbarkeit“, „zeitnahe Erfassung der Belege“ sowie „Nachprüfbarkeit“.

Regelungen zu elektronischen Möglichkeiten der Datenerfassung und -speicherung betreffen beispielsweise:

• DV-Systeme dürfen extern in Cloud-Lösungen betrieben werden
• Digitalisierung von Papierdokumenten: Fotografieren von Belegen durch mobile Geräte (z.B. Smartphones) wird dem stationären Scannen (Multifunktionsgeräte, Scan-Straßen) gleichgestellt
• eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte im Ausland ist zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind (z.B. Foto eines Reisekostenbelegs bei einer ausländischen Dienstreise)
• Papierdokumente dürfen an den Ort der Buchführung im Ausland gebracht und dort zeitnah bildlich erfasst werden
• bei der Umwandlung von aufbewahrungspflichtigen Daten in ein sog. „Inhouse-Format“ ist unter bestimmte Voraussetzung die parallele Aufbewahrung der Ursprungsversion nicht mehr erforderlich

Aktuelle Änderungen zur Auslegung der GoBD im Jahr 2024 betreffen beispielsweise:

• die Zulässigkeit der Auslagerung der Buchführung ins Ausland ist auch zulässig, wenn sie in mehrere Staaten erfolgt
• die Antragspflicht bei Auslagerung innerhalb der EU entfällt
• antragspflichtig ist weiterhin die Auslagerung in einen oder mehrere Drittstaaten
• die Zugriffsarten (vor allem der sog. Z3-Zugriff) und die Mitwirkungspflichten grundlegend überarbeitet.
• der Begriff „Datenträgerüberlassung“ wurde durch „Datenüberlassung“ ersetzt
• dies ermöglicht die Übertragung von Daten für den Z3-Zugriff, z. B. aus Rechenzentren über cloud- oder VPN-Lösungen
• die Überlassung der Daten an die Finanzbehörde hat „nach ihren Vorgaben“ zu erfolgen
• beim Z3-Zugriff ist eine von der Finanzverwaltung vorgegebene und ggf. durch die präferierte Software (IDEA) bestimmte Datenstruktur vom Steuerpflichtigen verpflichtend einzuhalten.
• Es ergeben sich daraus erhöhte Anforderungen an den Datenschutz
• Überlassene Daten sollten verschlüsselt übertragen werden und die Betriebsprüfung sollte explizit auf die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften verpflichtet werden
• die Schaffung einer einheitlichen digitalen Schnittstelle und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export von Daten soll durch eine noch zu erlassende Rechtsverordnung bestimmt werden

Die Verantwortlichkeit für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung liegt allein beim Steuerpflichtigen. Dies gilt auch, wenn er mit der organisatorischen oder technischen Buchführung einen Dritten (Dienstleister, Steuerberater, Rechenzentrum) beauftragt (Outsourcing).

Mögliche Folgen bei Nichtbeachtung der GoBD können sein:

• Keine Anerkennung von Angaben, kein Vorsteuerabzug
• Feststellung formeller Mängel (ggf. „mit sachlichem Gewicht“) in der Buchführung
• „Verwerfen“ der Buchführung
• Schätzung von Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung (§ 162 AO)
• Zeit und Kosten für den Steuerpflichtigen („Betriebsprüfungsstress“)

Wir empfehlen, die nach Tz 151 ff GoBD geforderte Verfahrensdokumentation und die Dokumentation des internen Kontrollsystems (Tz.100 ff GoBD) regelmäßig an sich ändernde Abläufe im Unternehmen (bspw. neues ERP System, neue Schnittstellen, Änderungen in der maschinellen Erfassung, Einführung DMS) anzupassen (mit Revisionshistorie). Wenn diese z.B. in steuerlichen Außenprüfungen vorlegt, werden, können „Betriebsprüfungsstress“, Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen verringert bzw. vermieden werden.

Unsere Prüfer sind unter anderem als IT-Prüfer zertifiziert und unterstützen Sie gerne bei allen Themen im Zusammenhang mit der Beratung und begleitenden Prüfung Ihrer IT-Projekte. Insbesondere weisen wir auf die Möglichkeit zur Prüfung der Einhaltung der GoBDAnforderungen hin.